Zo boek je meerdere facturatiescenario’s op één project

Als projectcontroller wil jij volledig zicht hebben op je projecten én je marges. Niet eenvoudig, zeker als je per project met meerdere factureringsmethoden te maken hebt, waardoor afspraken, uren en uitgaven over systemen verspreid raken.

Door meerdere facturatiescenario’s binnen één projectdossier te beheren, houd je al je informatie netjes bij elkaar. Je monitort eenvoudig je marges, uren en incasso’s en stroomlijnt de facturatie. In deze blog leggen we uit hoe dit werkt en wat het jou oplevert.

Geen zicht op uren en facturen

Een project verloopt zelden volgens één vast facturatiemodel. De ene keer werk je tegen vaste prijs met extra werk op nacalculatie, het andere project vraagt om termijnbetaling, al dan niet met een abonnement na oplevering.

Dit kan de nodige administratieve uitdagingen opleveren. Medewerkers boeken uren regelmatig op verkeerde projectfasen of contractvormen, wat het zicht op de kosten en tijdsbesteding per scenario belemmert. Directe projectkosten en inkoopfacturen raken verspreid over losse spreadsheets. Daarnaast kan het waarderen van het onderhanden werk (OHW) en het grip houden op nog te factureren prestaties onder druk komen te staan. Dit brengt een hoop risico’s met zich mee:

• Margelekkage: Gemaakte kosten en uren binnen vaste prijsafspraken overschrijden ongemerkt het budget, wat de winst verdampt.
• Ongefactureerde uren en meerwerk: Wijzigingen in de scope worden niet geregistreerd, waardoor uren en kosten buiten de factuur vallen.
• Vertraagde facturatie: Handmatige controles achteraf verschuiven de factuurdatum, wat de cashflow remt en DSO verhoogt.
• Druk op klantrelaties: Onduidelijke specificaties en facturatie leiden tot discussies bij de oplevering. Dit schaadt klantrelaties en kan betalingen vertragen. Wist je dat 62%* van de zakelijke dienstverleners omzet misloopt door late of niet betaalde facturen?

*Bron: MKB Barometeronderzoek Exact

4 tips voor het beheren van facturatiescenario’s

1. Kies een passende oplossing

Werk met een projectadministratie oplossing die meerdere facturatiescenario’s per project ondersteunt. Zo hoef je níet voor elk stukje meerwerk of projectafspraak een apart project of spreadsheet aan te maken. En houd je alle stromen binnen hetzelfde projectdossier. Dit bespaart een hoop tijd, zeker als de boekhouding is geïntegreerd. Hierdoor hoef je data niet handmatig over te zetten tussen verschillende systemen.

2. Richt je project binnen één dossier in

Wijs de afgesproken contractvormen aan de start van het project toe aan één projectdossier. Bijvoorbeeld met de basisopdracht als vaste prijs, en onvoorzien meerwerk of aanvullend werk op nacalculatie. Voeg ook eventuele nazorg of een maandelijks supportabonnement toe. En laat medewerkers hun uren vervolgens direct op het juiste scenario boeken, zonder losse spreadsheets of systemen.

3. Monitor marges, uren, facturen en incasso’s

Houd gedurende het hele project eenvoudig zicht op marges, uren, facturen en incasso’s. Inclusief terugkerende omzet uit abonnementen en wijzigingen zoals upgrades of downgrades. Werp een blik op de cijfers en je weet direct hoe het project er financieel voor staat, welk deel van het budget al is verbruikt en of er onvoorzien meerwerk ontstaat. Indien nodig kun je direct bijsturen of de klant informeren.

4. Automatiseer je facturatie en debiteurenbeheer

Laat na de facturatieronden automatisch de juiste conceptfacturen genereren. Met geplande factuurmomenten klaargezet als termijnen, meegeleverde nacalculatie-uren en automatisch verwerkte abonnementen. Dit resulteert in een heldere, gespecificeerde factuur voor de klant waarin alle stromen netjes naast elkaar staan. Zet na verzending AI aan het werk om het verdere debiteurenbeheer uit handen te nemen. Een Debtor Agent bepaalt de juiste timing en toon van de herinneringen op basis van het historische betaalgedrag van de klant. Verzend deze inclusief een betaallink, zodat de opvolging automatisch doorloopt tot de betaling binnen is.

De voordelen: meer structuur, gezonde marges, sneller betaald worden

Het centraal beheren van al je facturatiestromen vertaalt zich direct door naar efficiëntere processen en een gezonde bedrijfsvoering:

Geconsolideerde projectdossiers

Je hoeft geen apart subproject of Excel-lijst op te tuigen voor meerwerk. Alles blijft binnen hetzelfde dossier, wat een wildgroei aan losse projectnummers voorkomt.

Volledige omzetverantwoording

Medewerkers schrijven uren direct op het juiste scenario. Je ziet meteen wat binnen de vaste prijs valt en wat extra gefactureerd wordt, inclusief niet-factureerbare uren. Voor een volledige omzetverantwoording en complete financiële projectadministratie.

Integrale margebewaking

Inkoopfacturen, materialen en externe uren tellen direct mee in het projectresultaat. Je signaleert financiële afwijkingen direct in plaats van pas bij de eindafrekening.

Transparante klantcommunicatie

Vaste prijzen, termijnen en nacalculatie staan samen helder gespecificeerd op één factuur. Dit voorkomt administratieve vragen van de klant en verkort de betaaltermijn.

Betrouwbare financiële verslaglegging

Gefactureerde omzet, kosten en onderhanden werk landen automatisch op de juiste grootboekrekeningen. Je projectrapportages kloppen hierdoor altijd met de financiële werkelijkheid.