Hoe waardeer je onderhanden werk voor een realistisch winstbeeld?

Langlopende projecten brengen flinke risico’s met zich mee. Kosten en omzet lopen vaak verspreid over verschillende periodes, en de marges zijn dun en onvoorspelbaar. Hoe voorkom je dat je aan het eind van de streep voor verassingen komt te staan?

Lees in deze blog hoe je met waardering van onderhanden werk per periode een reastisch beeld van je kosten en omzet houdt. Zo heb jij tijdens het hele project volledige controle over de stand van zaken.

Waarom je winstbeeld snel scheefloopt

In de maanden of jaren dat een project loopt, worden volop kosten gemaakt. Gewerkte uren, ingekochte materialen, (onder)aannemers en reis- of verblijfskosten; Deze worden vaak direct verwerkt in de administratie, terwijl omzet pas zichtbaar wordt wanneer een termijnfactuur wordt verstuurd of het project is afgerond.

Hierdoor ontstaat al snel een scheef beeld van omzet en resultaat. Lopende projecten kunnen verlieslatend lijken maar achteraf winstgevend zijn, of financieel gezond ogen terwijl er nog onvoorziene kosten aankomen. Deze onzekerheid heeft gevolgen voor de hele organisatie:

• De cashflow komt onder druk te staan
• Rapportages worden minder betrouwbaar
• Prognoses verliezen aan nauwkeurigheid en risico's worden pas laat zichtbaar.
• Het wordt moeilijker om tijdig bij te sturen wanneer projecten afwijken van budget of planning.

Bovendien wordt 20% van de projecten niet binnen tijd en budget opgeleverd met de gewenste kwaliteit, zo blijkt uit het MKB Barometeronderzoek. Om deze risico’s te voorkomen willen Finance-afdelingen en directies daarom niet alleen weten wat er is gefactureerd, maar ook wat er is geleverd. Een verkoopfactuur is immers slechts een vordering, geen gerealiseerde omzet.

Leg per periode vast wat het project heeft bijgedragen

Het waarderen van onderhanden werk (OHW) biedt uitkomst. Hierbij reken je kosten en omzet toe aan de periode waarin werkzaamheden en prestaties plaatsvinden. Je kijkt dus niet alleen naar de factuurdatum of kasstroom, maar ook naar de voortgang van het project: welk deel is al gerealiseerd, welke directe kosten en uren zijn er gemaakt en welk resultaat hoort daarbij?

Hierbij gebruik je de balans als tijdelijke parkeerplaats. Gemaakte projectkosten en de waarde van de bestede uren parkeer je tijdelijk op de balans. Aan het eind van elke periode bepaal je de voortgang van het project op basis van percentage of completion, waarna omzet en kosten naar rato worden doorgeboekt naar de winst-en-verliesrekening.

Zo voorkom je dat het winstbeeld fluctueert door onvoorspelbare factuurmomenten of incidentele grote uitgaven. Omzet en kosten worden realistisch over de looptijd verdeeld, waardoor je maandelijks ziet wat een project daadwerkelijk heeft bijgedragen aan het bedrijfsresultaat.

5 tips voor het waarderen van onderhanden werk

Een aantal tips om je op weg te helpen:

1: Leg je project en budget duidelijk vast

Begin je aan een nieuwe opdracht? Maak dan duidelijke afspraken met de klant en leg deze goed vast in je projectadministratie, inclusief:

• Looptijd en projectfasen
• Een eventueel beginsaldo
• Begrote kosten
• Factuurafspraken. Boek hierbij meerdere facturatiescenario’s op één projectdossier in. Zo blijven voorschotten, termijnen en nacalculatie gekoppeld aan de juiste projectafspraken.

Dit vormt de basis voor je latere rapportage en het correct inboeken van onderhanden werk.

2: Parkeer omzet, uren en kosten op de balans, op de juiste periodes

Boek tijdens de uitvoering van het project alle gemaakte uren, kosten en omzet op het juiste project, de juiste periode en de juiste dag. Denk aan:

• Termijnfacturen
• gewerkte uren
• inkoopfacturen

Activeer deze kosten en uren tijdelijk op de balans als onderhanden werk. Zo zie je direct welke waarde is opgebouwd, welke kosten zijn gemaakt en welk deel nog niet naar de winst-en-verliesrekening is geboekt. Juist bij onderhanden werk is actuele urenregistratie belangrijk. Worden uren te laat, onvolledig of op het verkeerde project geboekt? Dan raakt ook je OHW-waardering vertroebeld. Met online urenregistratie houd je die basis actueel en volledig.

3: Bepaal het percentage of completion en boek in op de winst-en-verlies

Laat aan het eind van de periode automatisch de poc berekenen door de gemaakte kosten te delen door de begrote kosten, en reken dat percentage toe. Boek het tussentijdse resultaat vervolgens in de winst-en-verliesrekening.

Overstijgen de (werkelijke of begrote) kosten de begrote omzet? Boek dan automatisch een verliesvoorziening, en indien nodig ook een omzetcorrectie. Op deze manier sluit de facturatie altijd aan op de gerealiseerde omzet.

4: Integreer de boekhouding in je projectadministratie

Door integratie van je boekhouding stromen gemaakte uren, materialen en inkoopkosten uit de projectadministratie direct en foutloos door naar de balans en juiste grootboekrekening. Zonder handmatig overtypen. Dit levert een actueel en betrouwbaar inzicht op in de waarde van het OHW voor je balans en winst-en-verliesrekening.

Stap 5: Monitor, rapporteer en stuur bij

Houd vanuit een dashboard zicht op onderhanden projecten (OHP), ook over meerdere administraties heen. Inclusief het actuele OHP-saldo op basis van balanssaldi: geactiveerde kosten, winst, verlies en gefactureerde termijnen.

Met een slimme projectadministratie oplossing kun je de bovenstaande tips optimaal benutten.

Wat levert goede OHW-registratie op?

Goede registratie van onderhanden werk geeft je tijdens het project al een realistischer beeld van omzet, kosten en marge. Zo stuur je op actuele cijfers, niet pas bij de eindafrekening. Bovendien:

Geen vertekend winstbeeld

Je verantwoordt omzet en kosten op basis van projectvoortgang, niet alleen op factuurdatum. Daardoor zie je per periode beter wat een project werkelijk bijdraagt.

Betrouwbare maandcijfers en rapportages

OHW, projectrapportages en boekhouding sluiten beter op elkaar aan. Dat maakt je maandafsluiting sterker en zorgt dat management, finance en projectcontrollers naar dezelfde financiële werkelijkheid kijken.

Sneller bijsturen op marge

Omdat uren, kosten, facturen en OHW samenkomen, zie je eerder waar projecten financieel uit de pas lopen. Zo kun je bijsturen voordat problemen pas bij de eindafrekening zichtbaar worden.