Automatische factuurverwerking

Dit is het digitaal uitlezen, controleren en verwerken van bonnen en facturen tot een nauwkeurig boekingsvoorstel, zonder handmatige tussenkomst. Na een controle kun je dit voorstel automatisch laten inboeken in de administratie. Hierbij maak je slim gebruik van de Purchase Agent. Deze herkent afwijkingen in inkoopfacturen en doet slimme suggesties om transacties op de juiste grootboekrekening te plaatsen. En dat alles met een accuraatheid van 98%.

E‑facturen via Peppol worden volledig digitaal en gestructureerd aangeleverd. Deze bevatten alle benodigde gegevens, waardoor handwerk niet nodig is. In de meeste gevallen hoef je ze alleen nog goed te keuren.

Automatische factuurverwerking is standaard beschikbaar in al onze oplossingen. Of je er als ondernemer, financieel professional of accountant nu zelf mee aan de slag gaat of als accountant je klanten wilt ondersteunen, wij maken het mogelijk. Bekijk de oplossingen van Exact.

Nee, e‑facturatie en automatische factuurverwerking zijn niet hetzelfde. E‑facturatie betreft het digitaal en gestructureerd verzenden en ontvangen van facturen, bijvoorbeeld via Peppol. Automatische factuurverwerking richt zich op het automatisch inlezen, controleren en boeken van facturen in de administratie. E‑facturatie is daarmee geen automatische verwerking, maar vormt wel de ideale basis om facturen sneller en foutlozer automatisch te verwerken.

Ja, automatische factuurverwerking is standaard beschikbaar in al onze oplossingen. Of je nu zoekt naar enkel een facturatieoplossing of complete boekhoud- of specifieke ERP-software, wij maken het mogelijk. Bekijk de oplossingen van Exact.

Facturen kunnen op alle mogelijke manieren binnenkomen: via e-mail, pdf, scan, foto of als e-factuur via Peppol. Ongeacht de bron verwerkt het systeem elke factuur op exact dezelfde manier tot een boekingsvoorstel. Er ontstaan geen aparte processen of uitzonderingen per kanaal, wat zorgt voor één uniforme flow.

Inkomende facturen worden eerst gescand en ingelezen met Scan & Herken‑software. Met OCR‑technologie wordt de tekst in het document herkend. Vervolgens interpreteert de Bank Agent deze gegevens met behulp van AI en zet ze, op basis van eerdere boekingen en instellingen, om in een boekingsvoorstel. Zo worden factuurgegevens correct toegewezen aan bijvoorbeeld leverancier, btw‑code en grootboekrekening.

Bij e-facturen via Peppol niet, maar bij andere inkoopdocumenten wel. De rol van handmatige controle is echter aanzienlijk beperkter. In plaats van gegevens invoeren, controleer je vooral of het boekingsvoorstel klopt. Alleen wanneer er afwijkingen zijn, zoals onbekende leveranciers, is aanvullende actie nodig. Deze afwijkingen worden gesignaleerd door de Bank Agent. Dit zorgt voor behoud van controle zonder onnodige administratieve handelingen.

Automatische factuurverwerking zorgt voor een efficiënter administratief proces. Facturen worden sneller verwerkt, fouten door handmatige invoer worden verminderd en de administratie blijft up‑to‑date. Daarnaast ontstaat meer inzicht in kosten en cashflow, omdat gegevens sneller en consistenter beschikbaar zijn.

Dat is heel eenvoudig, met een bankkoppeling! Kies een bank, geef toestemming via de bankomgeving en activeer de koppeling. Je voldoet direct aan alle veiligheids- en compliance-eisen en kunt de koppeling gebruiken. Check de mogelijkheden per bank.

Nee. Je richt flexibele goedkeuringsflows in op basis van jouw eigen voorwaarden (wie keurt wat goed en wanneer). Alle werknemers nemen gratis deel aan dit proces. Hierdoor organiseer je een sterke governance binnen je bedrijf zonder extra licentiekosten.