5 tips voor een foutloos orderpickproces
Een verkeerd product in de bestelling. Een vergeten orderregel. Of een magazijnmedewerker die net de verkeerde variant pakt. Het lijken kleine fouten, maar de gevolgen kunnen groot zijn. Vertragingen, extra kosten en ontevreden klanten liggen al snel op de loer. Zeker tijdens drukke periodes, wanneer het aantal orders flink toeneemt. In deze blog ontdek je de vijf meest gemaakte fouten tijdens het orderpicken én hoe je ze voorkomt.
"Volgens het systeem moet het hier liggen...", "waarom klopt de voorraad niet?" en "heeft de klant nu wel alles ontvangen?" Herkenbaar? Dan ben je niet de enige. In veel magazijnen zijn dit dagelijkse uitdagingen. Uit het MKB Barometeronderzoek blijkt zelfs dat 38% van de handelsbedrijven voorraadcontrole- en telling het minst efficiënte proces in het magazijn vindt. Vaak zijn het processen die niet optimaal zijn ingericht die voor fouten zorgen. Maar welke fouten komen het vaakst voor en, belangrijker nog, hoe voorkom je ze?
1. Vervang papier door digitale pickopdrachten
Hoewel papieren picklijsten voor veel bedrijven vertrouwd zijn, zorgen ze vaak voor onnodige handelingen in het magazijn. Picklijsten moeten worden opgesteld, geprint en vervolgens bij de juiste medewerkers terechtkomen. Bovendien raken papieren lijsten gemakkelijk kwijt of beschadigd, met fouten en vertragingen als gevolg. Met digitale picklijsten hebben magazijnmedewerkers altijd een actueel overzicht van de orders die zij moeten picken. Ze zien direct waar artikelen liggen en in welke volgorde de orders verzameld moeten worden. Dit bespaart tijd, vermindert de kans op fouten en zorgt voor meer rust en overzicht in het magazijn.
2. Werk altijd met actuele orderinformatie
Een gemiste notitie, een verouderde picklijst die nog in omloop is of een handgeschreven wijziging die niet leesbaar blijkt: in een handmatig proces zijn orderwijzigingen foutgevoelig. Vooral tijdens piekmomenten kan dit leiden tot verwarring, vertragingen en onnodige pickfouten. Met digitale picklijsten werkt je magazijnteam altijd met de meest actuele orderinformatie. Een wijziging in de order pas je één keer aan en is daarna voor iedereen zichtbaar. Van een logistiek manager tot de magazijnmedewerker: iedereen in de organisatie heeft toegang tot de juiste gegevens.
3. Gebruik barcodescanning voor een nauwkeurig pickproces
Producten die sterk op elkaar lijken, dicht bij elkaar zijn opgeslagen of beschikbaar zijn in verschillende kleuren, maten of uitvoeringen: een fout bij orderpicken is snel gemaakt. Met barcodescanners weten medewerkers zeker dat ze het juiste artikel pakken. Het enige wat de medewerker hoeft te doen is het scannen van een artikel en de bijbehorende opslaglocatie. Het systeem controleert automatisch of de juiste artikelen zijn verzameld. Klopt het? Dan is de digitale picklijst direct bijgewerkt en kan de magazijnmedewerker verder met de volgende pickopdracht. Zo verklein je de kans op fouten, werk je efficiënter en verkort je de doorlooptijd van order tot levering.
We zijn veel efficiënter gaan werken. Per order zijn we nu 7-10 minuten minder tijd kwijt. En we doen 200-300 orders per dag.
4. Zorg voor automatische pickcontroles
De magazijnmedewerker verzamelt alle producten, ziet per ongeluk een orderregel over het hoofd en vergeet een artikel te picken. Helaas wordt dit pas ontdekt wanneer de klant contact opneemt met de klantenservice. Door automatische controles toe te voegen aan je orderpickproces voorkom je dit. Barcodescanners of digitale workflows kunnen bijvoorbeeld automatisch controleren of alle orderregels zijn verwerkt. Zo worden fouten al tijdens het orderpicken gesignaleerd, in plaats van achteraf.
5. Registreer elke voorraadbeweging en voorkom voorraadverschillen
Volgens de picklijst moet een magazijnmedewerker een product pakken, maar eenmaal aangekomen blijkt het schap leeg. Voorraadverschillen ontstaan vaak door invoerfouten, niet-geregistreerde verplaatsingen of eerdere pickfouten. Het gevolg? Medewerkers verliezen kostbare tijd met zoeken, terwijl bestellingen vertraging oplopen. Door iedere voorraadbeweging realtime te registreren, van ontvangst van goederen en opslag tot picking en verzending, is je voorraad altijd actueel. Zo voorkom je correcties achteraf en komen nooit voor een leeg schap te staan.
Bonustip: Maak je orderpickproces schaalbaar voor piekperiodes
Piekperiodes vragen veel van een magazijn. Er komen meer bestellingen binnen, de werkdruk loopt op en een fout is snel gemaakt. Door processen te standaardiseren, houd je het orderpickproces overzichtelijk en efficiënt. Dat maakt het makkelijker om op te schalen, nieuwe medewerkers in te werken en de kwaliteit van het werk hoog te houden, ook tijdens de drukste momenten van het jaar.
Ga voor een foutloos orderpickproces met een WMS
De meeste orderpickfouten ontstaan niet door medewerkers, maar door processen die ruimte laten voor fouten. Met een Warehouse Management Systeem (WMS) stuur je magazijnactiviteiten slim aan, van voorraadlocaties en orderpicking tot verzending. Medewerkers verwerken orders sneller dankzij barcodescanning en slimme looproutes.
Wil je meer dan alleen je magazijnprocessen optimaliseren? Met Exact Online Handel beheer je ook inkoop, financiën en klantrelaties vanuit één centraal platform. Zo krijg je meer grip op je volledige bedrijfsvoering.