Financiële projectadministratie
Rendabel projectmanagement begint bij een strakke financiële projectadministratie. Met budgetten en marges netjes per project op orde, de boekhouding geïntegreerd en handmatig werk geautomatiseerd. Zo loop je als projectcontroller op de zaken vooruit en kom je onder de streep niet voor verrassingen te staan.
- Boek facturen, uren en kosten direct op project en periode. Ook via app
- Projectbeheer met realtime marge- en budgetbewaking
- Werk efficiënter met AI en voorkom dubbel werk
- van de projecten wordt niet binnen tijd en budget opgeleverd met de gewenste kwaliteit
- 20%
Waarom financiële projectadministratie belangrijk is
Je werkt met kleine buffers en dunne marges. Met vaste personeelskosten maar schommelende inkomsten. Tel daar langlopende projecten en een onvoorspelbare instroom aan werk bij op, en de onzekerheid is compleet.
Door operationele en financiële data in één krachtig systeem te bundelen, wordt projectadministratie een stuk eenvoudiger. Van begroting tot facturatie: jij anticipeert op margelekken en bewaakt per project de deadlines en capaciteit. En de boekhouding? Die houd je, met hulp van AI, efficiënt op orde. Dat geeft overzicht, wendbaarheid en rust.
De voordelen van financiële projectadministratie
Snelle, foutloze omzet- en kostenverantwoording
Snelle, foutloze omzet- en kostenverantwoording
Grip houden op projecten? Boek opbrengsten en kosten direct met een muisklik op een specifieke opdracht en periode. En houd per project zicht op de actuele stand van zaken, inclusief inkoop- én verkoopfacturen, uren en offertes. Hiermee breng je losse documenten samen tot één sluitend dossier en staat de basis voor je periodieke cijfers als een huis.
Bewaak projecten én marges in 1 systeem
Bewaak projecten én marges in 1 systeem
Door de boekhouding met projectbeheer te integreren, voorkom je dubbel invoerwerk. Facturen, urenregistraties en resourceboekingen worden realtime verwerkt in budget en resultaat. Je ziet waar wel kosten maar nog geen omzet wordt gerealiseerd en weet wat je écht aan opdrachten verdient. Stuur proactief op doelstellingen en marges en houd je projecten financieel gezond. Ook rapporteer je via Power BI aan projectmanagers en klanten.
Altijd je afspraken nakomen
Altijd je afspraken nakomen
Leg afspraken met de klant vast in professionele facturatiescenario’s. Kies per project één of meerdere scenario’s, zoals vaste prijzen, of regiecontracten met nacalculatie en verrekening achteraf. Geregistreerde uren worden doorvertaald naar de verkoopfactuur, inclusief specificatie. Dit voorkomt discussies en versterkt de relatie met je opdrachtgever.
Bespaar tijd door automatisering en AI
Bespaar tijd door automatisering en AI
Maak gebruik van AI-agents om handmatig werk uit handen te nemen. Zoals het automatiseren van je debiteurenbeheer (Debtor Agent) of het automatisch verwerken van bank- en inkooptransacties (Purchase Agent). Boek gedekte kosten ook automatisch op basis van intern uurtarief. Zo bespaar je een hoop tijd.
Pak je financiële projectadministratie slim aan
Tips om de efficiëntie van je projectbeheer te boosten
Visualiseer je projectdata en de factureerbaarheid van je teams in realtime dashboards met Power BI. En zet geschreven uren automatisch om in een heldere factuur, inclusief sluitende specificatie. Handig!
Zo maximaliseer je jouw factureerbaarheid
Hoeveel procent van de uren kun je doorbelasten? Door een goede work breakdown structure knip je projecten eenvoudig op in deeltaken. Hiermee voorkom je dat uren weglekken en is elk uur herleidbaar. Ook stijgt de billability, minimaliseer je margeverlies en bied je klanten een transparante verantwoording.
Waar moet je op letten bij de omzet- & kostenverantwoording?
Koppel financiële stromen direct aan onderhanden werk, in plaats van de factuurdatum. Door gefactureerde termijnen en kosten eerlijk over de totale looptijd te verdelen, en te bewaken vanuit het alles-in-één overzicht, voorkom je een vertekend beeld van je winst.
Financiële controle hoeft het succes van je projecten niet in de weg te zitten, integendeel. Het helpt je te focussen op wat telt: kwaliteit en rendement.
Veelgestelde vragen over financiële projectadministratie
Hoe pak je omzet- en kostenverantwoording slim aan?
Koppel financiële stromen direct aan het onderhanden werk in plaats van de factuurdatum. Door gefactureerde termijnen en kosten eerlijk over de totale looptijd te verdelen vanuit het alles-in-één overzicht, voorkom je een vertekend beeld van je winst. Direct aan de slag? Bekijk de oplossingen van Exact.
Welke facturatiescenario’s kan ik gebruiken voor mijn projecten?
Je kunt per project één of meerdere scenario’s vastleggen, zoals vaste prijzen of regiecontracten met nacalculatie en verrekening achteraf. Geregistreerde uren worden automatisch doorvertaald naar de verkoopfactuur inclusief specificatie. Dit voorkomt discussies met je opdrachtgever.
Welk inzicht krijg ik door financieel projectbeheer?
Een factuur is slechts een vordering, geen gerealiseerde omzet. Dit betekent dat wanneer je een factuur verstuurt, je bedrijf het recht krijgt om een bedrag te ontvangen voor geleverde diensten. De omzet wordt echter pas gerealiseerd en geboekt wanneer de prestatie daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Exact Online Projecten kan hierbij helpen door de omzet automatisch te verantwoorden op basis van de datum van de geleverde uren, of door de omzet automatisch te verdelen over de duur van een abonnementsperiode. Bekijk de oplossingen van Exact.
Waarom is een factuur geen omzet?
Een factuur is slechts een vordering, geen gerealiseerde omzet. Dit betekent dat wanneer je een factuur verstuurt, je bedrijf het recht krijgt om een bedrag te ontvangen voor geleverde diensten. De omzet wordt echter pas gerealiseerd en geboekt wanneer de prestatie daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Exact Online Projecten kan hierbij helpen door de omzet automatisch te verantwoorden op basis van de datum van de geleverde uren, of door de omzet automatisch te verdelen over de duur van een abonnementsperiode. Bekijk de oplossingen van Exact.
Wat is het belangrijkste voordeel van werken met projecten in je boekhouding?
Het belangrijkste voordeel is dat je alle financiële stromen binnen één project aan elkaar koppelt. Dit omvat inkoopfacturen, gemaakte kosten en verkoopfacturen.